Política de tratamiento de datos personales VIPERS LTDA
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
VIPERS LTDA. (en adelante referido como “VIPERS”) es una sociedad que presta servicios de vigilancia y seguridad privada quien, en su calidad de responsable o encargado del tratamiento, adopta la presente PTDP con el fin de garantizar la protección de los derechos fundamentales de los titulares
2. DEFINICIONES
Para efectos de la interpretación de los términos de la presente PTDP, se observarán las siguientes reglas: (i) Los términos con letra inicial mayúscula tendrán el significado que a ellos se asigna; (ii) Los términos que denoten el singular también incluyen el plural y viceversa, siempre que el contexto así lo requiera; (iii) Los términos que no estén expresamente definidos se entenderán en el sentido que les atribuya el lenguaje técnico, o en su sentido natural, según su uso general; (iv) Las referencias a leyes aplicables o a disposiciones legales incluyen todas las leyes aplicables o disposiciones legales adicionadas, extendidas, consolidadas, modificadas o remplazadas de tiempo en tiempo y a cualquier orden, regulación, instrumento u otra disposición realizada en virtud de los mismos; (v) Los títulos y/o secciones incluidas en la PTDP han sido incorporados por conveniencia y no se considerarán parte de la misma ni limitarán el alcance de los términos y disposiciones de la misma; (vi) Cualquier enumeración o relación de conceptos donde exista la conjunción disyuntiva “o” deberá entenderse que comprende a algunos o a todos los elementos de tal enumeración o relación. Así mismo, cualquier enumeración o relación de conceptos donde exista la conjunción copulativa “y” deberá entenderse que incluye a todos y cada uno de los elementos de tal enumeración o relación.
3. OBJETO DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS (PTDP)
La presente PTDP tiene como objeto desarrollar y establecer los lineamientos necesarios y suficientes los Titulares, así como establecer las políticas que garanticen la protección de los Datos Personales que son objeto de Tratamiento en virtud de las actividades de VIPERS. En esta PTDP se dispone:
a) El Tratamiento al cual son sometidos los Datos Personales;
b) Los derechos que le asisten a los Titulares;
c) La persona encargada o área responsable y los procedimientos para la atención de
peticiones, consultas y reclamos para que los Titulares puedan ejercer sus derechos de
conocer, actualizar, rectificar y suprimir, así como de revocar la Autorización;
d) La fecha de entrada en vigencia de la PTDP; y
e) Las demás políticas y lineamientos que sigue Vipers para garantizar el pleno ejercicio del
derecho al habeas data.
4. ALCANCE DE LA PTDP
La aplicación de la PTDP abarca todos los Datos Personales que VIPERS trata en desarrollo de sus actividades y de su objeto social, incluyendo la contratación de personal, la vinculación de proveedores, la prestación de servicios de seguridad y demás actividades tendientes a cumplir con su objeto social.
La PTDP está dirigida a todos colaboradores, representantes, contratistas, aliados, clientes externos y terceros que actúen por nombre y cuenta de VIPERS que tengan acceso a las Bases de Datos Personales, quienes están obligados a cumplir y a aplicar todas las disposiciones establecidas en la PTDP. VIPERS limita el acceso a los Datos Personales de los Titulares a los colaboradores autorizados, quienes podrán llevar a cabo el Tratamiento para los fines autorizados por el Titular o definidos legalmente.
Vipers hará su mejor esfuerzo profesional por mantener bajo adecuados estándares de calidad, de protección y seguridad de la información, todos los Datos Personales que reciba de los Titulares, especialmente los Datos Sensibles o los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes. Así mismo, propenderá por garantizar que los Datos Personales y/o Datos Sensibles recolectados tengan la protección técnica y jurídica necesaria para garantizar su seguridad, integralidad, acceso y confidencialidad. Los Titulares autorizan expresamente a VIPERS para que almacene sus Datos Personales y/o Datos Sensibles (cuya entrega es de carácter facultativo) de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los Datos Personales de acuerdo con los estándares normales y razonables aplicables a entidades como VIPERS.
PRINCIPIOS RECTORES
El Artículo 4° de la ley 1581 de 2012 contempla que, para el Tratamiento de datos personales, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, se aplicarán, de manera armónica e integral.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES
Son derechos de los Titulares:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales y Datos Sensibles frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento
Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Vipers podrá, periódicamente, solicitar la actualización de los Datos Personales, con la finalidad de mantener la información vigente.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento
Los Titulares podrán en todo momento, siguiendo lo dispuesto en la PTDP, solicitar la prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales. Salvo que se trate de Datos Personales exceptuados, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales
Los Titulares podrán ejercer este derecho previa solicitud a Vipers conforme los procedimientos dispuestos en la PTDP.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen y regulen en Tratamiento de Datos Personales
Los Titulares podrán presentar quejas ante la Autoridad de Protección de Datos Personales en los canales dispuestos por esta, podrá acceder a ellos en www.sic.gov.co.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal
Los Titulares podrán ejercer este derecho cuando consideren que en el Tratamiento no se respetaron los principios, derechos y sus garantías constitucionales y legales. Los Titulares podrán ejercer este derecho previa solicitud a Vipers conforme los procedimientos dispuestos en la PTDP.
No obstante, lo anterior, los Titulares de los Datos Personales no podrán revocar la autorización y solicitar la supresión de los Datos Personales cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en las bases de datos.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
Los Titulares podrán ejercer este derecho previa solicitud Vipers conforme los procedimientos dispuestos en la PTDP.
g) Derecho a abstenerse de responder preguntas sobre Datos Sensibles
Los Titulares tienen derecho a abstenerse de responder preguntas que les sean hechas sobre Datos Sensibles o sobre los Datos Personales de niñas, niños y adolescentes.
6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
VIPERS LTDA., llevará a cabo el Tratamiento de Datos Personales en desarrollo de sus actividades económicas y de su objeto social, entre las que se encuentran: (a) la prestación de servicios de seguridad y vigilancia; (b) el cumplimiento de protocolos técnicos para la prestación de servicios de seguridad y vigilancia; (d) el desarrollo de su objeto social; (d) el cumplimiento de la normatividad vigente; (e) propósitos educativos y académicos; (e) establecer comunicación con los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política de privacidad, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos; (f) enviar información sobre los productos o servicios comercializados por Vipers, así como, novedades, noticias, publicaciones y promociones propias o de terceros; (g) enviar información sobre programas propios y de terceros; (h) realizar estudios o investigaciones de mercado para uso académico o comercial; (i) ya sea directamente o a través de terceros desarrolle las actividades propias de su objeto social en cuanto a los procesos de selección de personal, nómina y seguridad social; (j) gestión comercial, suscripción de contratos, registro de clientes en software de facturación y contabilidad para fines comerciales y tributarios; (k) gestión de proveedores; y (l) directamente entre o a través de terceros: consultar, llevar a cabo trámites administrativos, enviar información comercial, solicitar diligenciamiento de encuestas, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, contactar, encuestar, compilar, intercambiar, publicar, auditar, actualizar y/o disponer de los datos personales que los titulares suministren para incorporarlos en sus distintas bases de datos.
Toda actividad que adelante VIPERS y que implique el Tratamiento de Datos Personales, se adelantará en desarrollo de sus actividades o en virtud de las finalidades que sean expresamente autorizadas por los Titulares podrá abarcar desde información relativa al nombre y correo electrónico, hasta información relacionada con hábitos y rutinas de los titulares. Los Datos Personales y Datos Sensibles recolectados, dentro de los cuales podrán además encontrarse información relativa a la imagen de los titulares, tienen como finalidad y propósito lo establecido en la presente PTDP y de acuerdo con las finalidades autorizadas en cada caso.
Los Datos Personales suministrados podrán ser usados, procesados, transferidos y/o transmitidos en el país o fuera del país, incluso con terceros ubicados en países que no proporcionen similares niveles de protección que VIPERS, para que estos se incorporen en distintos archivos, Bases de Datos y/o medios conocidos o por conocerse.
Los Datos Personales han sido recolectados, almacenados, actualizados, transmitidos, organizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relación laboral, comercial y civil, aplicando las siguientes políticas:
VIPERS LTDA., reiteradamente ha manifestado su compromiso en efectuar un correcto uso y Tratamiento de la información personal de sus Titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros, que permita conocer, modificar, divulgar o eliminar la información, salvo en los casos plasmados y delimitados en la ley.
1. Con excepción únicamente de los casos taxativamente plasmados en la ley, el Tratamiento de los Datos Personales sólo podrá efectuarse con previo consentimiento del Titular. Este consentimiento debe ser otorgado de manera expresa manifestándolo de forma escrita, electrónica, oral, o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir que otorgo autorización. La información personal sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo Titular.
2. VIPERS., podrá solicitar a sus clientes, prestadores de servicios de seguridad, colaboradores, proveedores y pasantes la información personal necesaria para establecer la respectiva relación y vinculación. La información personal sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo Titular, quien deberá otorgar su consentimiento y autorización para su respectivo Tratamiento.
3. La solicitud de revocatoria de la autorización para el Tratamiento de Información Personal o la supresión de información registrada en nuestras bases de datos, no será procedente cuando el Titular que así lo solicite, tenga el deber legal o contractual de permanecer en ellas.
(i)Tratamiento de Datos Personales en desarrollo de su objeto social
VIPERS LTDA., podrá llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales que le permitan desarrollar su objeto social o las actividades relacionadas con la prestación de servicios de seguridad y vigilancia de sus clientes, así como el registro de los Titulares como trabajadores, contratistas, proveedores, y, en general, cualquier tercero que tenga una relación contractual con Vipers. Entre otras operaciones, se podrán realizar las siguientes:
1. Registrar los datos personales, privados, semiprivados y sensibles en las Bases de Datos, previa autorización del Titular de la misma.
2. Almacenar en un archivo físico o electrónico.
3. Utilizarlos para dar cumplimiento a un mandato legal ocontractual.
4. Actualizar la información personal almacenada cuando sea necesario, previa autorización del Titular.
5. Realizar copias de seguridad de las Bases de Datos que contienen la información personal objeto de Tratamiento
6. No se comparte con ninguna entidad pública o privada con la cual no se tenga una relación contractual, exceptuando los casos establecidos en la ley, y para atender requerimientos judiciales o de entes de control como la Superintendencia de Salud, Superintendencia de Industria y Comercio, Contraloría General de la República, Fiscalía General de la Nación y otras entidades públicas.
7. Suprimir los Datos semiprivados, privados y sensibles una vez hayan cumplido la Finalidad del Tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, conforme al artículo 11 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015). Los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
8. Transmitir a los terceros con los cuales se tenga relación contractual y que realizan pruebas y la administración de las bases de datos en observancia de lo establecido en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).
9. No se usan para ofrecer servicios o productos a terceros.
10. No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en la presente Política.
(ii) Tratamiento de Datos Personales desde la Gerencia
Entre otras finalidades, desde la Dirección General se podrá adelantar el Tratamiento de Datos Personales para los fines administrativos propios de Vipers, tales como convocatorias a sesiones ordinarias y extraordinarias de la Junta Directiva; para enviar mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información relativa a VIPERS, a través de correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil.
(iii) Tratamiento de Datos Personales desde el Área Administrativa y de Recursos Humanos
Entre otras finalidades, desde el área administrativa se podrá adelantar el Tratamiento de Datos Personales para:
a. Realizar un proceso de análisis, evaluación y selección del personal a laborar en Vipers;
b. Evaluar las condiciones de empleabilidad, suficiencia y pertinencia para determinado cargo;
c. Realizar estudios de seguridad (exámenes médicos de ingreso y salida, referenciaciones y otros);
d. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por VIPERS con los Titulares, con relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo;
e. Informar las modificaciones que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo;
f. Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el Titular;
g. Realizar estudios internos sobre los hábitos del Titular para programas de bienestar corporativo y llevar a cabo actividades empresariales, para el Titular y sus beneficiarios, como hijos, cónyuge o compañero permanente;
h. Transferir los Datos Personales o Datos Sensibles a terceros por mandato legal o cuando medie un contrato de transmisión o transferencia de datos personales;
i. Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales;
j. Comunicar políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores;
k. Adelantar el análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores;
l. El cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales;
m. Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios;
n. adelantar el control y pagos por bienes y servicios recibidos;
o. Adelantar labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con proveedores;
p. Adelantar consultas, auditorías y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas;
q. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades, o,
r. realizar los contratos, convenios y las órdenes de pedido.
Así mismo, se podrán:
a. Realizar los respectivos pagos o aportes de los contratistas, proveedores o aliados;
b. Consultar la información en listas de lavados de activos;
c. Llevar a cabo el registro y trazabilidad de documentos que ingresan y egresan a Vipers;
d. Llevar a cabo el registro y trazabilidad de facturas que se radican en Vipers por proveedores;
e. Almacenar y custodiar toda la documentación propia de los procesos de Vipers;
f. Mantener un registro y control de los visitantes que ingresan a las instalaciones de Vipers, por seguridad de las personas y las instalaciones; y
g. Atención de peticiones, quejas, reclamos y/o sugerencias.
(iv) Tratamiento de Datos Personales desde el Área Operativa
Entre otras finalidades, desde el área operativa se podrá adelantar el Tratamiento de Datos Personales para desarrollar el objeto social y prestar los servicios derivados de los vínculos contractuales con los clientes de Vipers.
(v) Tratamiento de Datos Personales desde el área de Medios Tecnológicos
Entre otras finalidades, desde el área de Medios Tecnológicos se podrá adelantar el Tratamiento de Datos Personales para atender los diferentes requerimientos de las demás áreas, así como de los clientes, de conformidad con sus funciones.
7. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
VIPERS garantiza el ejercicio de los derechos de los Titulares. En este sentido, las consultas o reclamos deberán ser presentadas por:
1. El Titular, acreditando su identidad por los medios dispuestos por Vipers.
2. Los causahabientes del Titular, acreditando su calidad.
3. Por el representante o apoderado del Titular, acreditando su calidad.
La persona encargada será quien haga las veces de Oficial de Protección de Datos Personales. Los Titulares, sus causahabientes o terceros autorizados podrán presentar sus consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de sus Datos Personales o ejercer sus derechos:
(i) Mediante solicitud expresa en el correo electrónico seguridadvipers@seguridadvipers.com;
(ii) Mediante solicitud física en la sede principal de VIPERS LTDA., ubicada en la Calle 29 No 18-81 B/San José Montería, Córdoba.
8. SEGURIDAD Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN
VIPERS LTDA., está comprometida con el correcto Tratamiento de los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos y archivos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer, vulnerar, modificar, divulgar o destruir la información que allí reposa; para lo cual ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas que otorgan seguridad a las Bases de Datos y archivos de Vipers, a través del Manual de Políticas y Procedimientos Internos para la Protección de Datos Personales.
9. TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO
VIPERS LTDA., sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión.
10. MODIFICACIONES.
Sin perjuicio de los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias aplicables, en especial las contenidas en la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), VIPERS LTDA., podrá modificar en cualquier momento esta política. Tales modificaciones serán informadas a los Titulares través de cualquier otro mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida
